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Cosa si intende per autenticazione di una copia di documento? Come si forma la copia? Come si autentica la copia di un documento?
Il Capo II, Sez. IV (Artt.18, 19, 19-bis) del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa) disciplina la procedura di formazione e rilascio delle copie autentiche. L’autenticazione di una copia, detta copia conforme, si configura nell'attestazione di conformita' con l'originale apposta alla fine della copia stessa del documento da autenticare (Art.18 c.2 - Copie autentiche).Come si forma la copia del documento
Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura e possono essere validamente prodotte in luogo di atti e documenti originali (Art.18 c.1 - Copie autentiche).
Chi e come autentica la copia di un documento
L'autenticazione delle copie può essere fatta (Art.18 - Copie autentiche):
dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale;
dal pubblico ufficiale al quale deve essere prodotto il documento;
dal segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco;
da un notaio;
da un cancelliere.
Essi attestano la conformità della copia all’originale, indicando la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
L'autenticazione delle copie può essere fatta anche:
- dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione: nei casi in cui l'interessato debba presentare alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia autentica di un documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione su esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente, in tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso (Art.18 c.3 - Copie autentiche);
- mediante dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà resa dall’interessato: tale dichiarazione sostitutiva può riguardare anche il fatto che la copia di un atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di titoli di studio o di servizio sono conformi all'originale; la dichiarazione può essere apposta in calce alla copia stessa (Art.19 - Modalità alternative all'autenticazione di copie e Art.19-bis - Disposizioni concernenti la dichiarazione sostitutiva).
Il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 - Codice dell'amministrazione digitale - disciplina le copie di atti e documenti informatici.